Fac Simile nomina responsabile della conservazione Word

COMUNE DI xxx

IL SINDACO

DECRETO N. xxx  del xxx

OGGETTO: Nomina del Responsabile della gestione documentale e del vicario.

IL  SINDACO

Visti

il DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445 avente ad oggetto “TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA” che reca disposizioni in merito al sistema di gestione informatica dei documenti in particolare per le problematiche di produzione/ricezione, protocollazione, smistamento, fascicolazione, archiviazione, gestione dei flussi documentali dei documenti amministrativi;

DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell’amministrazione digitale”;

il DECRETO LEGISLATIVO 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni, recante “Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137”;

Il DECRETO   DEL   PRESIDENTE   DEL   CONSIGLIO   DEI   MINISTRI  22 febbraio 2013 avente ad oggetto “Regole  tecniche  in  materia  di  generazione,  apposizione e  verifica  delle firme  elettroniche  avanzate,  qualificate  e digitali,  ai  sensi  degli  articoli  20,  comma  3,  24,  comma  4,  28,  comma  3,  32,  comma  3,  lettera      b)    ,  35,  comma  2,  36,  comma 2, e 71.”;

il DPCM 3 dicembre 2013 avente ad oggetto : “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 BIS, 41, 47, 57 bis e 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005”, mediante il quale sono stati forniti gli indirizzi per la riorganizzazione del Protocollo Informatico e dei flussi documentali, a partire dalla nomina del “Responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”, per il miglioramento e la standardizzazione della Gestione Documentale e per l’adozione del Manuale di Gestione;

il DPCM 3 dicembre 2013 avente ad oggetto: “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, mediante il quale sono stati forniti gli indirizzi per l’organizzazione del sistema di conservazione che,  partendo dalla nomina  “Responsabile della conservazione” e dalla adozione del “Manuale di conservazione”,  dovrà assicurare, dalla presa  in  carico da parte del Comune fino  all’eventuale  scarto,  la conservazione dei documenti informatici, dei documenti amministrativi informatici, dei  fascicoli  informatici  ovvero delle  aggregazioni  documentali informatiche, tramite l’adozione di regole, procedure e  tecnologie, che ne garantiscano le caratteristiche   di   autenticità,    integrità,  affidabilità, leggibilità, reperibilità;

il DPCM 13 novembre 2014 avente ad oggetto “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Preso e dato atto che

le norme sopra citate, in particolare i DPCM emanati in attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, stabiliscono diversi ed articolati adempimenti a carico del Comune con le relative scadenze segnate in particolare:
–  dal DPCM 3 dicembre 2013 avente ad oggetto : “Regole tecniche per il protocollo informatico”, con cui viene fissata la prima scadenza al  12 ottobre 2015 per l’adeguamento  sistemi di gestione informatica dei documenti, riferito elle regole tecniche sul protocollo informatico, prevedendo quale primo atto la nomina del Responsabile della gestione documentale al quale è attribuito il compito di redigere la proposta del Manuale di gestione documentale;
– dal DPCM 13 novembre 2014 avente ad oggetto “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”, che stabilisce la scadenza del 12 agosto 2016 per l’adeguamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti, riferito al recepimento delle regole tecniche relative al documento informatico e al documento amministrativo informatico;
dal DPCM 3 dicembre 2013 avente ad oggetto: “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, che fissa la scadenza del 12 aprile 2017 per l’adeguamento dei sistemi di conservazione, che prevede quale primo atto la nomina del Responsabile della conservazione al quale è attribuito il compito di redigere la proposta del Manuale di conservazione.

Considerato che

L’art. 61 del richiamato DPR 445/2000 ed s.m.i a proposito del Responsabile della Gestione Documentale recita quanto segue:

Art. 61 (R)
Servizio per la gestione informatica dei documenti,
dei flussi documentali e degli archivi

1.  Ciascuna  amministrazione  istituisce un servizio per la tenuta
del  protocollo  informatico, della gestione dei flussi documentali e
degli  archivi  in  ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee
individuate  ai  sensi  dell’articolo  50.  Il servizio e’ posto alle
dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.
2.  Al  servizio  e’  preposto  un dirigente ovvero un funzionario,
comunque   in   possesso  di  idonei  requisiti  professionali  o  di
professionalita’ tecnico archivistica acquisita a seguito di processi
di   formazione   definiti  secondo  le  procedure  prescritte  dalla
disciplina vigente.
omissis

;

pertanto la funzione del Responsabile della Gestione Documentale diventa cruciale per per l’Ente per garantire che il processo di gestione documentale sia realizzato in accordo alla normativa;

Ritenuto che
il funzionario/dirigente dott. Xxxx ha nel proprio curriculum e nella propria esperienza lavorativa tutte le competenze richieste al Responsabile della Gestione Documentale;

nel caso in cui non si disponesse di un soggetto con le competenze necessarie, almeno sottolineare che l’Ente si impegna a far seguire al funzionario/dirigente un percorso formativo teso a colmare il gap

Ritenuto,
altresì, al fine di garantire la continuità dello svolgimento delle funzioni rimesse al Responsabile della gestione documentale, di nominare vicario il dott. xxx;
Di precisare che ai sunnominati Responsabili della gestione documentale sono attribuite le incombenze previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale recato dal D.Lgs 82/2005 nel testo vigente e dalle Regole tecniche per la gestione documentale approvate con D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
Visto lo Statuto Comunale vigente;
Visto il TUEL recato dal decreto legislativo 267/2000;
Visto il regolamento comunale sull’ordinamento degli Uffici e dei servizi,
DECRETA

1. Di individuare, per le motivazioni di cui alla premessa, il dott. xxx, quale Responsabile della gestione documentale per il Comune di xxx.

2. Di nominare quale vicario del Responsabile della gestione documentale, il dott. xxx.

3. Di dare atto che ai sunnominati responsabili competono tutte le incombenze previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale recato dal D.Lgs 82/2005 nel testo vigente e dalle Regole tecniche per la gestione documentale approvate con D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

4.  Di precisare che, ai sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000 il dott. Xxx (ed in caso di sua assenza o indisponibilità il vicario dott. Xxx) è preposto al corrispondente Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi ed i suoi compiti in tale ruolo sono sintetizzati come segue:

a) predisporre lo schema del manuale di gestione documentale;
b) proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per l’abolizione dei protocolli diversi dal protocollo generale (protocolli di reparto, protocolli particolari ecc.)       predisporre  il  piano  per  la  sicurezza  informatica  relativo  alla  formazione,  alla  gestione,  alla  trasmissione,  all’interscambio,  all’accesso,  alla  conservazione  dei  documenti  informatici  nel  rispetto  della normativa sulla protezione dei dati personali in accordo con il Responsabile della Gestione Documentale (figura di cui parleremo in un prossimo articolo) e con i soggetti addetti all’implementazione di tutte le misure tecnologiche e di processo per la protezione dei dati (incluso il Responsabile della Protezione dei Dati o DPO)

c) stabilire i criteri  di  abilitazione per l’accesso al sistema di gestione documentale (da riportare nel manuale di gestione) distinguendo  tra  abilitazioni  alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni

d) garantire  la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo
e) curare che le funzionalita’ del sistema in caso di guasti o anomalie siano   ripristinate  entro  ventiquattro  ore  dal  blocco  delle attivita’ e, comunque, nel piu’ breve tempo possibile;
f) garantire    il    buon    funzionamento    degli   strumenti   e   dell’organizzazione    delle   attivita’   di   registrazione   di   protocollo,  di  gestione  dei documenti e dei flussi documentali,   incluse le funzionalita’ di accesso
g) autorizzare le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo;

h) disporre,  in  relazione  all’evoluzione  delle  conoscenze scientifiche  e  tecnologiche,  con  cadenza  almeno quinquennale, la riproduzione  delle  informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici (nel rispetto dei ruoli con il Responsabile della Conservazione)

i) autorizzare   lo   svolgimento   anche   manuale  delle  operazioni  di registrazione di protocollo su uno o piu’ registri di emergenza, ogni qualvolta  per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura  informatica
5. Il presente provvedimento viene trasmesso agli interessati.